Sanciones por no fichar en el trabajo en 2025: guía completa para empresas y empleados
Todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora exacta de inicio y finalización, desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019.
Esta normativa no solo busca controlar el tiempo trabajado, sino también reforzar la transparencia, prevenir abusos en la realización de horas extraordinarias y promover un entorno laboral más justo y equilibrado.
No obstante, a pesar del tiempo transcurrido desde su aprobación, muchas organizaciones siguen incumpliendo esta obligación, ya sea por desconocimiento, por falta de recursos adecuados o por una gestión interna poco rigurosa. En este contexto, la nueva ley de control horario que entrará en vigor en 2025 supone un avance cualitativo decisivo: no solo refuerza el marco normativo previo, sino que introduce un régimen sancionador más claro y proporcional, con multas ajustadas en función de cada trabajador afectado por el incumplimiento.
¿Qué pasa si un trabajador no ficha?
Aunque la empresa es la principal responsable de implantar un sistema de control horario legal y accesible, el trabajador tiene la obligación de utilizarlo correctamente. La reiterada ausencia de fichajes injustificados puede considerarse un incumplimiento de sus deberes laborales. En estos casos, la compañía puede aplicar sanciones disciplinarias proporcionales, siempre que estén contempladas en el reglamento interno o en el convenio colectivo.
Multa por no fichar en el trabajo: rangos y niveles de sanción
Uno de los errores más comunes en las organizaciones es asumir que los registros incompletos, los olvidos reiterados o la falta de un sistema fiable de control horario no conllevan consecuencias graves. Sin embargo, la Inspección de Trabajo considera estas situaciones como infracciones sancionables, especialmente si afectan al cumplimiento de la jornada laboral de forma sistemática.
Multas por omitir el fichaje: leves, graves y muy graves
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las sanciones en tres niveles:
• Infracción leve: entre 70 € y 750 €, cuando el incumplimiento no es sistemático pero demuestra desorganización o falta de control.
• Infracción grave: entre 751 € y 7.500 €, aplicable cuando no se realiza ningún tipo de control, existen registros falsos o no se conservan los datos.
• Infracción muy grave: desde 7.501 €, en casos de reincidencia, ocultación deliberada o perjuicio grave al trabajador.
Multa por no tener registro horario obligatorio
Disponer de un sistema de control horario no es una decisión voluntaria: se trata de una obligación legal para todas las empresas, con independencia de su sector, tamaño o modalidad de trabajo. Esta exigencia, ya recogida desde 2019 en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, ha sido reforzada en la nueva ley de control horario de 2025, que exige además la implantación de medios digitales como único formato válido.
Obligación legal del registro de jornada
Toda empresa debe garantizar el registro diario de la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo la hora exacta de entrada y salida. Este registro debe mantenerse actualizado, conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponible en cualquier momento para su consulta por parte de la Inspección de Trabajo, los representantes legales de los trabajadores o los propios empleados.
La normativa exige además que el sistema utilizado sea objetivo, fiable, accesible y verificable, lo que excluye de forma práctica métodos como el registro manual sin trazabilidad o los fichajes en papel que no puedan ser auditados.
Qué ocurre si la empresa no lo implementa
El hecho de no contar con un sistema válido de control horario constituye por sí solo una infracción, con independencia de que la jornada se esté cumpliendo o de que exista buena fe por parte del empleador. La sanción por no tener registro horario no se vincula al comportamiento de los trabajadores, sino a la falta de diligencia empresarial en la implantación de un sistema conforme a la normativa.
Requisitos legales del registro horario para 2025
Qué exige la normativa: sistema, trazabilidad y conservación
Toda empresa está obligada a implantar un sistema que permita:
• Registro diario y exacto de la hora de inicio y fin de la jornada laboral.
• Trazabilidad completa de los datos, de modo que se registre quién ficha, cuándo y cómo.
• Conservación durante un mínimo de cuatro años, en condiciones que garanticen su integridad y disponibilidad.
• Acceso inmediato ante requerimientos de la Inspección de Trabajo, representantes de los trabajadores o el propio empleado.
Qué formatos son válidos y cuáles ya no
Uno de los principales cambios en la práctica es la exclusión de formatos que no garanticen trazabilidad, fiabilidad o conservación segura. Métodos como el papel no firmado, hojas de Excel editables o aplicaciones que permiten modificaciones sin registro de cambios ya no se consideran válidos.
La nueva regulación pone el foco en la fiabilidad del sistema, no solo en la existencia del registro. Esto implica que la empresa debe poder demostrar, en cualquier momento, que los datos son exactos, no manipulables y accesibles para su verificación.